Arhive autor: Ionel

PISTA DE AUDIT – MONITORIZARE, EVALUARE SI CONTROL

 

Nr crt

Activitate

Cine desfăşoară activitatea

Responsabil

Document primit

Document generat

Cine semnează documentul

Unde se arhivează

Extern

Intern

      Poziţia ierarhică

Arhiva fizică – original

copie

1

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea stabilirii modalităţilor de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

2

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea stabilirii modalităţilor de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Proces – verbal, Modalităţi de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală stabilite

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

3

Desfăşurare reuniune la nivelul Compartimentului administrativ pentru pregătire modalităţi de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Compartiment administrativ

Coordonator

Proces – verbal,

Grafice de implementare, Tabele de implementare financiară pe fiecare Măsură, Tabele de monitorizare a indicatorilor de realizare şi de rezultat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

4

Monitorizarea respectării graficelor de implementare a proiectelor depuse în cadrul GAL

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de monitorizare grafice de implementare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

5

Monitorizarea implementării financiare pe fiecare Măsură

Compartiment administrativ

Responsabil financiar

Raport de monitorizare a implementării financiare pe fiecare Măsură

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

6

Monitorizarea indicatorilor de realizare şi de rezultat

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de monitorizare indicatori de realizare şi de rezultat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

7

Desfăşurare reuniune la nivelul Compartimentului administrativ pentru pregătirea Raportului Anual de Monitorizare

 –

Compartiment administrativ

Coordonator

Proces – verbal,

Raport Anual de Monitorizare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

8

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Raportului Anual de Monitorizare

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

9

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Raportului Anual de Monitorizare

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport Anual de Monitorizare

Proces – verbal, Raport Anual de Monitorizare aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

10

Emiterea unor propuneri de îmbunătăţire a Planului de Dezvoltare Locală de către Adunarea Generală

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport cu propuneri de îmbunătăţire aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

11

Transmiterea Raportului Anual de Monitorizare aprobat către Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, spre verificare

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport Anual de Monitorizare aprobat

Raport Anual de Monitorizare verificat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

12

Asigurarea publicităţii rezultatelor monitorizării în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Raport de Monitorizare Anuală

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

13

Implementarea măsurilor de îmbunătăţire ca urmare a analizei Raportului Anual de Monitorizare de către Adunarea Generală şi a aprobării măsurilor de îmbunătăţire

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de implementare a măsurilor de îmbunătăţire

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

14

Solicitare ofertă de preţ în vederea realizării unor activităţi de monitorizare punctuale pentru teritoriul GAL

Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretar

Solicitare ofertă de preţ

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

15

Analiză oferte de preţ

Compartiment administrativ

Coordonator

Oferta de preţ

Proces verbal de evaluare

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

16

Semnare contrat

Firma specializată

Compartiment administrativ

Coordonator

Contract

Coordonator / Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

17

Realizarea activităţilor de monitorizare de către firma specializată

Firma specializată

Firma specializată

Raport de monitorizare

Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

18

Transmiterea rezultatelor monitorizării realizate de către firma specializată către Compartimentul Administrativ, spre verificare

 Firma specializată

 Compartiment administrativ

Raport de monitorizare

Raport de monitorizare verificat

Firma specializată

Secretariat

 Compartiment administrativ

19

Transmiterea Raportului de monitorizare întocmit de firma specializată către Adunarea Generală, spre aprobare

 –

Adunarea Generală

Raport de monitorizare verificat

Raport de monitorizare aprobat

Preşedinte

Secretariat

 Compartiment administrativ

20

Includerea rezultatelor Raportului de monitorizare aprobat întocmit de firma specializată în Raportul Anual de Monitorizare

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport Anual de Monitorizare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

21

Solicitare ofertă de preţ pentru realizarea evaluării Planului de Dezvoltare Locală

Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretar

Solicitare ofertă de preţ

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

22

Analiza oferte de preţ

Compartiment administrativ

Coordonator

Oferta de preţ

Proces verbal de evaluare

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

23

Semnare contract

Firma specializată

Compartiment administrativ

Coordonator

Contract

Coordonator / Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

24

Realizare evaluare ex – ante

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea ex-ante

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

25

Realizare evaluare intermediară pe toată perioada de implementare

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea intermediară

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

26

Realizarea evaluării ex-post

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea ex-post

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

27

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Rapoartelor de Evaluare

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

28

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Rapoartelor de Evaluare

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Rapoarte de Evaluare

Proces – verbal, Rapoarte de Evaluare aprobate

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

29

Emiterea unor propuneri de îmbunătăţire a Planului de Dezvoltare Locală de către Adunarea Generală

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport cu propuneri de îmbunătăţire aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

30

Transmiterea Rapoartelor de evaluare aprobate către Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, spre verificare

Compartiment administrativ

Coordonator

Rapoarte de Evaluare aprobate

Rapoarte de Evaluare verificate

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

31

Asigurarea publicităţii rezultatelor evaluării în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Rapoarte de Evaluare

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

32

Implementarea măsurilor de îmbunătăţire ca urmare a analizei Rapoartelor de Evaluare de către Adunarea Generală şi a aprobării măsurilor de îmbunătăţire

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de implementare a măsurilor de îmbunătăţire

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

33

Controlul implementării proiectelor depuse în cadrul GAL pe tot parcursul implementarii acestora

Structuri MADR

Compartimentul administrativ

Coordonator

Raport de verificare pe teren

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

34

Asigurarea publicităţii rezultatelor controlului în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Raport de verificare pe teren

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

PISTA DE AUDIT – ACHIZITII PUBLICE SI PLATA

 

Nr crt Activitate Cine desfăşoară activitatea Responsabil Document primit Document generat Cine semnează documentul Unde se arhivează
Extern Intern       Poziţia ierarhică Arhiva fizică – original copie
1 Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea organizării procedurii de achiziţie publică Secretariat Secretar Convocator Preşedinte Secretariat
2 Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea organizării procedurii de achiziţie publică Adunarea Generală Adunarea Generală Proces – verbal Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
3 Emitere Hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire şi numirea comisiei de evaluare a ofertelor în vederea atribuirii Adunarea Generală Adunarea Generală Hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire şi numirea comisiei de evaluare a ofertelor în vederea atribuirii Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
4 Emitere Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire Compartiment administrativ Coordonator Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
5 Elaborare Referat de necesitate şi oportunitate, estimarea valorii contractului de achizitie publică Compartiment administrativ Coordonator Referat de necesitate şi oportunitate, estimarea valorii contractului de achiziţie publică Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
6 Elaborarea Calendarului achiziţiilor publice Compartiment administrativ Coordonator Calendarul Achiziţiilor publice Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
7 Emitere Notă justificativă privind stabilirea criteriilor de selecţie Compartiment administrativ Coordonator Notă justificativă privind stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică, financiară, tehnică şi/sau profesională ce trebuiesc îndeplinite Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
8 Elaborare documentaţie de atribuire Compartiment administrativ Coordonator Documentaţia de atribuire pentru aplicarea procedurii de atribuire Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
9 Publicarea  anunţului de participare pe SEAP Compartiment administrativ Coordonator Anunţul de participare Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
10 Scrisoare înaintare Firma participantă Scrisoare înaintare Oferta tehnică şi financiară, documente însoţitoare Firma participantă Secretariat Compartiment administrativ
11  Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate Compartiment administrativ Coordonator Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate Membrii comisiei de evaluare a ofertelor Secretariat Compartiment administrativ
12 Desfăşurarea şedinţei de deschidere a ofertelor şi întocmirea procesului verbal Comisia de evaluare Preşedintele comisiei Proces verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor Membrii comisiei de evaluare a ofertelor Secretariat Compartiment administrativ
13 Solicitarea clarificărilor şi completărilor documentelor Preşedintele comisiei Preşedintele comisiei Adresa de solicitare clarificări Preşedintele comisiei Secretariat Compartiment administrativ
14  Raportului Procedurii Comisia de evaluare Comisia de evaluare Raportul procedurii -incluzand şi centralizator punctaj Comisia de evaluare Secretariat Compartiment administrativ
15 Comunicarea rezultatului procedurii Comisia de evaluare Comisia de evaluare Adresa de comunicare rezultat Comisia de evaluare Secretariat Compartiment administrativ
16 Semnarea contractului de servicii Firma câştigatoare Compartiment administrativ Coordonator Contract Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
17 Anunţ de atribuire SEAP Compartiment administrativ Coordonator Anunţ de atribuire contract Coordonator Secretariat Secretariat
18 Act adiţional 1 Compartiment administrativ Coordonator Act adiţional Coordonator Secretariat Secretariat –
19 Proces verbal de recepţie Firma câştigătoare Compartiment administrativ Coordonator Proces verbal de recepţie Coordonator Secretariat Secretariat
20 Factura fiscală Firma caştigătoare Compartiment administrativ Responsabil financiar Factura fiscală Compartiment administrativ Compartiment administrativ Compartiment administrativ
21 Emitere Notă justificativă Compartiment administrativ Coordonator Nota justificativă privind exercitarea CFP Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
22 Emitere Propunere de angajare Compartiment administrativ Coordonator Propunere de angajare a cheltuilii Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
23 Emitere Angajament bugetar a cheltuielii Compartiment administrativ Responsabil financiar Angajament bugetar a cheltuielii Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
24 Emitere Ordonanţarea de plată Compartiment administrativ Responsabil financiar Ordonanţarea de plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
25 Emitere Ordin de plată Compartiment administrativ Responsabil financiar Ordin de plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
26 Emitere Adresa către Trezorerie Compartiment administrativ Responsabil financiar Adresa către Trezorerie solicitare efectuare plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
27 Extras de cont Trezorerie Extras de cont Trezorerie Compartiment administrativ Secretariat