Arhive categorie: Fără categorie

PISTA DE AUDIT – ACHIZITII PUBLICE SI PLATA

 

Nr crt Activitate Cine desfăşoară activitatea Responsabil Document primit Document generat Cine semnează documentul Unde se arhivează
Extern Intern       Poziţia ierarhică Arhiva fizică – original copie
1 Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea organizării procedurii de achiziţie publică Secretariat Secretar Convocator Preşedinte Secretariat
2 Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea organizării procedurii de achiziţie publică Adunarea Generală Adunarea Generală Proces – verbal Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
3 Emitere Hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire şi numirea comisiei de evaluare a ofertelor în vederea atribuirii Adunarea Generală Adunarea Generală Hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire şi numirea comisiei de evaluare a ofertelor în vederea atribuirii Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
4 Emitere Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire Compartiment administrativ Coordonator Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
5 Elaborare Referat de necesitate şi oportunitate, estimarea valorii contractului de achizitie publică Compartiment administrativ Coordonator Referat de necesitate şi oportunitate, estimarea valorii contractului de achiziţie publică Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
6 Elaborarea Calendarului achiziţiilor publice Compartiment administrativ Coordonator Calendarul Achiziţiilor publice Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
7 Emitere Notă justificativă privind stabilirea criteriilor de selecţie Compartiment administrativ Coordonator Notă justificativă privind stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică, financiară, tehnică şi/sau profesională ce trebuiesc îndeplinite Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
8 Elaborare documentaţie de atribuire Compartiment administrativ Coordonator Documentaţia de atribuire pentru aplicarea procedurii de atribuire Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
9 Publicarea  anunţului de participare pe SEAP Compartiment administrativ Coordonator Anunţul de participare Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
10 Scrisoare înaintare Firma participantă Scrisoare înaintare Oferta tehnică şi financiară, documente însoţitoare Firma participantă Secretariat Compartiment administrativ
11  Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate Compartiment administrativ Coordonator Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate Membrii comisiei de evaluare a ofertelor Secretariat Compartiment administrativ
12 Desfăşurarea şedinţei de deschidere a ofertelor şi întocmirea procesului verbal Comisia de evaluare Preşedintele comisiei Proces verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor Membrii comisiei de evaluare a ofertelor Secretariat Compartiment administrativ
13 Solicitarea clarificărilor şi completărilor documentelor Preşedintele comisiei Preşedintele comisiei Adresa de solicitare clarificări Preşedintele comisiei Secretariat Compartiment administrativ
14  Raportului Procedurii Comisia de evaluare Comisia de evaluare Raportul procedurii -incluzand şi centralizator punctaj Comisia de evaluare Secretariat Compartiment administrativ
15 Comunicarea rezultatului procedurii Comisia de evaluare Comisia de evaluare Adresa de comunicare rezultat Comisia de evaluare Secretariat Compartiment administrativ
16 Semnarea contractului de servicii Firma câştigatoare Compartiment administrativ Coordonator Contract Coordonator Secretariat Compartiment administrativ
17 Anunţ de atribuire SEAP Compartiment administrativ Coordonator Anunţ de atribuire contract Coordonator Secretariat Secretariat
18 Act adiţional 1 Compartiment administrativ Coordonator Act adiţional Coordonator Secretariat Secretariat –
19 Proces verbal de recepţie Firma câştigătoare Compartiment administrativ Coordonator Proces verbal de recepţie Coordonator Secretariat Secretariat
20 Factura fiscală Firma caştigătoare Compartiment administrativ Responsabil financiar Factura fiscală Compartiment administrativ Compartiment administrativ Compartiment administrativ
21 Emitere Notă justificativă Compartiment administrativ Coordonator Nota justificativă privind exercitarea CFP Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
22 Emitere Propunere de angajare Compartiment administrativ Coordonator Propunere de angajare a cheltuilii Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
23 Emitere Angajament bugetar a cheltuielii Compartiment administrativ Responsabil financiar Angajament bugetar a cheltuielii Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
24 Emitere Ordonanţarea de plată Compartiment administrativ Responsabil financiar Ordonanţarea de plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
25 Emitere Ordin de plată Compartiment administrativ Responsabil financiar Ordin de plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
26 Emitere Adresa către Trezorerie Compartiment administrativ Responsabil financiar Adresa către Trezorerie solicitare efectuare plată Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
27 Extras de cont Trezorerie Extras de cont Trezorerie Compartiment administrativ Secretariat

PISTA DE AUDIT– MECANISMUL DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR IN CADRUL GAL

PISTA DE AUDIT– MECANISMUL DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR IN CADRUL GAL
Nr crt Activitate Cine desfăşoară activitatea Responsabil Document primit Document generat Cine semnează documentul Unde se arhivează
Extern Intern       Poziţia ierarhică Arhiva fizică – original copie
1 Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea constituirii Comitetului de Selecţie  – Secretariat Secretar  – Convocator Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
2 Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea constituirii Comitetului de Selecţie  – Adunarea Generală Adunarea Generală Proces – verbal Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
3 Convocare reuniune Comitet de Selecţie în vederea stabilirii metodologiei şi criteriilor de selecţie a proiectelor  – Secretariat Preşedinte  – Convocator Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
4 Desfăşurare reuniune Comitet de Selecţie în vederea stabilirii metodologiei şi criteriilor de selecţie a proiectelor  – Comitet de Selecţie Comitet de Selecţie  – Proces – verbal,
Apel de selecţie
Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
5 Convocare Consiliu Director pentru aprobarea apelului de selecţie  – Secretariat Secretar Convocator Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
6 Desfăşurare reuniune Consiliu Director pentru aprobarea apelului de selecţie  – Consiliu Director Consiliu Director  Apel de selecţie Proces – verbal,
Apel de selecţie aprobat
Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
7 Asigurarea publicităţii apelului de selecţie în teritoriu Animatori Compartimentul administrativ Anunţ de selecţie aprobat Anunţ de selecţie publicat Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
8 Asigurarea suportului necesar pentru completarea Cererii de Finanţare potenţialilor beneficiari Compartiment administrativ Compartimentul administrativ Cerere de Finanţare Sugestii, recomandări pe Cererea de Finanţare Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
9 Publicare anunţ de selecţie  – Compartiment administrativ Compartimentul administrativ Anunţ de selecţie Anunţul de selecţie publicat Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
10 Depunerea şi primirea  proiectelor în cadrul GAL  – Compartiment administrativ Compartimentul administrativ Proiectul Proiect înregistrat Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
11 Verificare respectare conformitate şi eligibilitate Responsabil tehnic Compartimentul administrativ Proiect înregistrat Fişa de verificare a conformităţii
Fişa de verificare a eligibilităţii
Coordonator Compartiment administrativ Secretariat
12 Convocare reuniune Comitet de Selecţie pentru verificarea respectării criteriilor de selecţie  – Secretariat Preşedinte  – Convocator Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
13 Desfăşurare reuniune Comitet de Selecţie pentru verificarea respectării criteriilor de selecţie Comitetul de Selecţie Comitetul de Selecţie Proiect conform şi eligibil Proces – verbal,
Fişa de verificare a criteriilor de selecţie
Preşedintele Comitetului de Selecţie Compartiment administrativ Secretariat
14 Realizarea selecţiei proiectelor de către Comitetul de Selecţie  – Comitetul de Selecţie Comitetul de Selecţie Lista proiecte selectate Preşedintele Comitetului de Selecţie Compartiment administrativ Secretariat
15 Notificare beneficiari asupra rezultatului selecţiei Comitetul de Selecţie Comitetul de Selecţie Notificare beneficiar Preşedintele Comitetului de Selecţie Compartiment administrativ Secretariat
16 Primirea, verificarea şi soluţionarea contestaţiilor Comisia de Contestaţii Comisia de Contestaţii Contestaţie Raport de contestaţii Preşedintele Comisiei de Contestaţii Compartiment administrativ Secretariat
17 Depunerea proiectelor selectate la OJPDRP  – GAL Preşedinte  – Proiecte depuse
Fişa de verificare a conformităţii
Fişa de verificare a eligibilităţii
Fişa de verificare a criteriilor de selecţie
Raport de contestaţii
Preşedinte Secretariat Compartiment administrativ
18 Verificarea conformităţii şi eligibilităţii proiectelor, efectuarea de vizite pe teren, verificare Fişa de verificare a conformităţii,Fişa de verificare a eligibilităţii,

Fişa de verificare a criteriilor de selecţie

Structuri APDRP Structuri APDRP Proiecte depuse
Fişa de verificare a conformităţii
Fişa de verificare a eligibilităţii
Fişa de verificare a criteriilor de selecţie
Raport de contestaţii
Proiecte depuse
Fişa de verificare a conformităţii
Fişa de verificare a eligibilităţii
Fişa de verificare a criteriilor de selecţie
Raport de contestaţii verificate
Structuri APDRP
19 Notificare beneficiar şi GAL CRPDRP  – CRPDRP Notificare CRPDRP Secretariat Compartiment administrativ
20 Semnarea contractului între beneficiar şi CRPDRP CRPDRP şi beneficiar  – Contract de finanţare semnat CRPDRP şi beneficiar Secretariat Compartiment administrativ