PISTA DE AUDIT – MONITORIZARE, EVALUARE SI CONTROL

 

Nr crt

Activitate

Cine desfăşoară activitatea

Responsabil

Document primit

Document generat

Cine semnează documentul

Unde se arhivează

Extern

Intern

      Poziţia ierarhică

Arhiva fizică – original

copie

1

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea stabilirii modalităţilor de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

2

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea stabilirii modalităţilor de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Proces – verbal, Modalităţi de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală stabilite

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

3

Desfăşurare reuniune la nivelul Compartimentului administrativ pentru pregătire modalităţi de monitorizare, evaluare, şi control a Planului de Dezvoltare Locală

 –

Compartiment administrativ

Coordonator

Proces – verbal,

Grafice de implementare, Tabele de implementare financiară pe fiecare Măsură, Tabele de monitorizare a indicatorilor de realizare şi de rezultat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

4

Monitorizarea respectării graficelor de implementare a proiectelor depuse în cadrul GAL

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de monitorizare grafice de implementare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

5

Monitorizarea implementării financiare pe fiecare Măsură

Compartiment administrativ

Responsabil financiar

Raport de monitorizare a implementării financiare pe fiecare Măsură

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

6

Monitorizarea indicatorilor de realizare şi de rezultat

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de monitorizare indicatori de realizare şi de rezultat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

7

Desfăşurare reuniune la nivelul Compartimentului administrativ pentru pregătirea Raportului Anual de Monitorizare

 –

Compartiment administrativ

Coordonator

Proces – verbal,

Raport Anual de Monitorizare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

8

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Raportului Anual de Monitorizare

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

9

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Raportului Anual de Monitorizare

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport Anual de Monitorizare

Proces – verbal, Raport Anual de Monitorizare aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

10

Emiterea unor propuneri de îmbunătăţire a Planului de Dezvoltare Locală de către Adunarea Generală

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport cu propuneri de îmbunătăţire aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

11

Transmiterea Raportului Anual de Monitorizare aprobat către Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, spre verificare

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport Anual de Monitorizare aprobat

Raport Anual de Monitorizare verificat

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

12

Asigurarea publicităţii rezultatelor monitorizării în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Raport de Monitorizare Anuală

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

13

Implementarea măsurilor de îmbunătăţire ca urmare a analizei Raportului Anual de Monitorizare de către Adunarea Generală şi a aprobării măsurilor de îmbunătăţire

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de implementare a măsurilor de îmbunătăţire

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

14

Solicitare ofertă de preţ în vederea realizării unor activităţi de monitorizare punctuale pentru teritoriul GAL

Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretar

Solicitare ofertă de preţ

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

15

Analiză oferte de preţ

Compartiment administrativ

Coordonator

Oferta de preţ

Proces verbal de evaluare

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

16

Semnare contrat

Firma specializată

Compartiment administrativ

Coordonator

Contract

Coordonator / Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

17

Realizarea activităţilor de monitorizare de către firma specializată

Firma specializată

Firma specializată

Raport de monitorizare

Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

18

Transmiterea rezultatelor monitorizării realizate de către firma specializată către Compartimentul Administrativ, spre verificare

 Firma specializată

 Compartiment administrativ

Raport de monitorizare

Raport de monitorizare verificat

Firma specializată

Secretariat

 Compartiment administrativ

19

Transmiterea Raportului de monitorizare întocmit de firma specializată către Adunarea Generală, spre aprobare

 –

Adunarea Generală

Raport de monitorizare verificat

Raport de monitorizare aprobat

Preşedinte

Secretariat

 Compartiment administrativ

20

Includerea rezultatelor Raportului de monitorizare aprobat întocmit de firma specializată în Raportul Anual de Monitorizare

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport Anual de Monitorizare

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

21

Solicitare ofertă de preţ pentru realizarea evaluării Planului de Dezvoltare Locală

Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretar

Solicitare ofertă de preţ

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

22

Analiza oferte de preţ

Compartiment administrativ

Coordonator

Oferta de preţ

Proces verbal de evaluare

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

23

Semnare contract

Firma specializată

Compartiment administrativ

Coordonator

Contract

Coordonator / Firma specializată

Secretariat

Compartiment administrativ

24

Realizare evaluare ex – ante

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea ex-ante

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

25

Realizare evaluare intermediară pe toată perioada de implementare

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea intermediară

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

26

Realizarea evaluării ex-post

Firma specializată

 –

Firma specializată

 –

Raport privind evaluarea ex-post

Coordonator / Firma specializată

Compartiment administrativ

Secretariat

27

Convocare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Rapoartelor de Evaluare

 –

Secretariat

Secretar

 –

Convocator

Preşedinte

Secretariat

28

Desfăşurare reuniune Adunarea Generală în vederea aprobării Rapoartelor de Evaluare

 –

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Rapoarte de Evaluare

Proces – verbal, Rapoarte de Evaluare aprobate

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

29

Emiterea unor propuneri de îmbunătăţire a Planului de Dezvoltare Locală de către Adunarea Generală

Adunarea Generală

Adunarea Generală

Raport cu propuneri de îmbunătăţire aprobat

Preşedinte

Secretariat

Compartiment administrativ

30

Transmiterea Rapoartelor de evaluare aprobate către Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, spre verificare

Compartiment administrativ

Coordonator

Rapoarte de Evaluare aprobate

Rapoarte de Evaluare verificate

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

31

Asigurarea publicităţii rezultatelor evaluării în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Rapoarte de Evaluare

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

32

Implementarea măsurilor de îmbunătăţire ca urmare a analizei Rapoartelor de Evaluare de către Adunarea Generală şi a aprobării măsurilor de îmbunătăţire

Compartiment administrativ

Coordonator

Raport de implementare a măsurilor de îmbunătăţire

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat

33

Controlul implementării proiectelor depuse în cadrul GAL pe tot parcursul implementarii acestora

Structuri MADR

Compartimentul administrativ

Coordonator

Raport de verificare pe teren

Coordonator

Secretariat

Compartiment administrativ

34

Asigurarea publicităţii rezultatelor controlului în teritoriul GAL

Compartiment administrativ

Animatori

Raport de verificare pe teren

Materiale informative

Coordonator

Compartiment administrativ

Secretariat